Je leest een mail op je laptop, maar op je gsm is hij nergens te vinden. Of je laptop gaat stuk en jaren mail verdwijnen mee. In bijna alle gevallen zit de oorzaak in het verschil tussen POP3 en IMAP, de twee manieren waarop je mailprogramma berichten ophaalt bij je provider. Het goede nieuws: je kan dat vrij eenvoudig rechtzetten, en wij doen het gratis voor je.
Herken je een van deze situaties?
De meeste mensen merken pas dat hun mailbox verkeerd staat ingesteld wanneer er iets misloopt. Deze drie situaties horen we het vaakst van zelfstandigen, kmo’s en verenigingen:
- Mail op de laptop, niet op de gsm. Wat je op kantoor binnenhaalt, zie je onderweg niet meer. Soms is het omgekeerd: je gsm pikt de mail eerst op en je computer krijgt hem nooit te zien.
- Toestel stuk, mail weg. Je harde schijf crasht of je laptop wordt gestolen. Omdat alles enkel op dat toestel stond, is je archief met offertes en klantgesprekken verdwenen.
- Verzonden mails nergens terug te vinden. Wat je vanaf je gsm verstuurt, staat niet in de map Verzonden op je computer. Zo weet je achteraf niet meer wat je een klant precies beloofd hebt.
Herken je jezelf hierin? Dan staat je mailbox vrijwel zeker op POP3.
POP3 en IMAP in dertig seconden
Je mail komt eerst binnen op de mailserver, een computer bij je provider die dag en nacht aanstaat. Van daaruit haalt je mailprogramma de berichten op. Bij POP3 werkt dat als een brievenbus: je mailprogramma haalt de post eruit, neemt ze mee naar binnen en de brievenbus is weer leeg. Wie daarna met een ander toestel gaat kijken, vindt niets meer. POP3 stamt dan ook uit de tijd dat iedereen met precies één computer mailde.
IMAP werkt eerder als een archiefkast op kantoor die je van overal kan openen. Je mail blijft op de server staan en elk toestel toont dezelfde inhoud. Lees je een bericht op je gsm, dan staat het ook op je laptop als gelezen. Verplaats je het naar een map, dan zie je die map overal terug. Bovendien blijft je mail bewaard wanneer een toestel sneuvelt, want de server heeft altijd het origineel.
Zo check je in één minuut of je op POP3 zit
Je hoeft geen technicus te zijn om dit na te kijken. Het verschil tussen POP3 en IMAP zie je gewoon in de accountinstellingen van je mailprogramma:
- Outlook op Windows: ga naar Bestand, dan Accountinstellingen en nog eens Accountinstellingen. In de kolom Type staat bij je mailadres POP/SMTP of IMAP/SMTP.
- Mail op iPhone of Mac: open het account in de instellingen van Mail. Bij de accountgegevens of de serverinstellingen zie je of het om een POP- of een IMAP-account gaat.
- Android of een ander programma: kijk bij de instellingen van de inkomende server. Staat daar POP3, of poort 110 of 995, dan zit je op POP3. Poort 143 of 993 betekent IMAP.
Vind je het niet terug, of heb je meerdere toestellen en twijfel je welk wat doet? Geen probleem. Neem contact op en we kijken het samen met je na.
Het verschil tussen POP3 en IMAP naast Microsoft 365
Voor wie alleen mailt, is IMAP meestal genoeg. Werk je echter met een team, of wil je ook je agenda en contacten overal gelijk hebben, dan kijk je beter naar Microsoft 365. Outlook koppelt daar niet via IMAP maar via Exchange, de mailtechniek van Microsoft, en die houdt meer dan enkel je mail gelijk. Deze tabel zet het verschil tussen POP3 en IMAP naast Microsoft 365:
| POP3 | IMAP | Microsoft 365 (Exchange) | |
|---|---|---|---|
| Zelfde mail op elk toestel | Nee | Ja | Ja |
| Mail veilig als je toestel stuk is | Nee | Ja | Ja |
| Verzonden items overal zichtbaar | Nee | Ja | Ja |
| Agenda en contacten gesynchroniseerd | Nee | Nee | Ja |
| Gedeelde mailbox of agenda voor een team | Nee | Beperkt | Ja |
| Past het best bij | Eén computer, bewust alles lokaal | Zelfstandigen en kleine verenigingen | Kmo’s en teams |
Meer over de mailboxen die wij aanbieden lees je op onze pagina over e-mailhosting. Wil je ook je agenda delen of met Teams werken, bekijk dan Microsoft 365 Business Basic. Twijfel je hoeveel ruimte je nodig hebt, dan helpt ons artikel over opslag per mailbox je verder.
Van POP3 naar IMAP, zonder dat er iets verloren gaat
Overschakelen lijkt eenvoudig: je verwijdert je account en voegt het opnieuw toe als IMAP. Toch zit daar precies het risico. De mails die POP3 al naar je computer heeft gehaald, staan niet meer op de server. Maak je gewoon een nieuw account aan, dan zie je een lege mailbox en blijft je oude archief achter in een bestand op je pc. Wie dan het oude account verwijdert, is die mails kwijt.
Daarom doen wij de overstap voor je, en dat is gratis. Eerst zetten we je lokale mails veilig terug in je mailbox op de server. Daarna stellen we je computer, gsm en tablet opnieuw in, zodat elk toestel exact dezelfde mailbox toont. Stap je meteen over naar Microsoft 365, dan nemen we je bestaande mail ook gewoon mee. Je hoeft zelf niets te exporteren of te kopiëren.
Voor een voorbeeld van hoe een goed ingestelde mailbox eruitziet in Outlook, lees je ons artikel over Outlook instellen voor je mailbox. Meer technische achtergrond vind je op Wikipedia.
Wanneer POP3 nog wel zinvol is
POP3 is niet fout, het past alleen zelden nog bij hoe we vandaag werken. Mail je bewust vanaf één computer en wil je alles lokaal bewaren, bijvoorbeeld om de server leeg te houden, dan maakt het verschil tussen POP3 en IMAP weinig uit. Zorg er in dat geval wel voor dat je die computer goed back-upt, want anders staat je volledige mailgeschiedenis op één harde schijf. Voor bijna alle andere situaties raden wij IMAP of Microsoft 365 aan.
Laat je mailbox gratis nakijken
Twijfel je wat het verschil tussen POP3 en IMAP voor jouw mailbox betekent, of herken je een van de situaties hierboven? Stuur ons een bericht via het contactformulier of bel ons even. We kijken na hoe je mail nu is ingesteld en zetten je daarna gratis over naar IMAP of Microsoft 365. Zo zie je voortaan op elk toestel dezelfde mailbox en ben je geen mail meer kwijt als een toestel het begeeft.
Veelgestelde vragen
Kan ik zelf overschakelen van POP3 naar IMAP?
Dat kan, maar let op: mails die al op je computer staan, komen niet vanzelf terug op de server. Verwijder je het oude account te snel, dan ben je ze kwijt. Wij doen de overstap daarom gratis voor je, inclusief je oude mails.
Ik haal mijn zakelijke mail op in Gmail. Is dat POP3?
Meestal wel. De functie in Gmail om mail van een ander account op te halen werkt via POP3, met dezelfde nadelen als hierboven. Rechtstreeks instellen via IMAP of Microsoft 365 is betrouwbaarder, en ook dat regelen we graag voor je.
Neemt IMAP meer ruimte in op de server?
Ja, want je mail blijft op de server staan. Bij een zakelijke mailbox is dat zelden een probleem. Een Exchange-mailbox bij Microsoft 365 Business Basic biedt bijvoorbeeld 50 GB.
Werkt IMAP ook zonder internet?
Ja. Je mailprogramma bewaart een kopie op je toestel, zodat je mails kan lezen zonder verbinding. Zodra je weer online bent, synchroniseert alles opnieuw.
Kan mijn hele team dezelfde mailbox zien?
Met IMAP kan dat beperkt, bijvoorbeeld als iedereen met hetzelfde account inlogt. Voor een echte gedeelde mailbox of agenda is Microsoft 365 de betere keuze.