Een mail van “je bank” die vraagt om dringend in te loggen. Een factuur van een leverancier met plots een ander rekeningnummer. Of een melding over een pakje dat je nooit besteld hebt. Spam en virussen komen vandaag zelden nog binnen als slecht geschreven reclame: ze zien er echt uit en spelen in op haast. Voor een zelfstandige, kmo of vereniging kan één verkeerde klik geld, gegevens of je goede naam kosten. In dit artikel lees je hoe je ze herkent, hoe je ze buitenhoudt en wat je doet als het toch misloopt.
Herken je een van deze situaties?
- Een factuur met een nieuw rekeningnummer. Een vaste leverancier meldt dat zijn bank veranderd is. Achteraf blijkt de mail van een oplichter te komen en is je betaling weg.
- Elke ochtend eerst reclame wegklikken. Tussen de nieuwsbrieven en aanbiedingen die je nooit vroeg, zie je de mail van een klant bijna over het hoofd.
- Collega’s krijgen vreemde mails van jouw adres. Iemand verstuurt berichten die van jou lijken te komen, en klanten vragen of je gehackt bent.
- Goede mail belandt bij de spam. Een offerte of betalingsbevestiging vind je pas dagen later terug in de map Ongewenste e-mail.
Elk van die situaties heeft een andere oorzaak, en voor elk bestaat een oplossing.
Wat is een spamfilter, in gewone taal?
Een spamfilter is een automatische portier voor je mailbox. Elke mail die binnenkomt, wordt eerst bekeken voor ze bij jou belandt. De portier kijkt van welke server de mail komt, of de afzender echt is wie hij zegt te zijn, en of er gevaarlijke links of bijlagen in zitten. Verdachte berichten gaan naar een aparte map of worden meteen tegengehouden. Een virusscanner doet hetzelfde voor bijlagen: een bestand met kwaadaardige code kom je zo niet eens tegen.
Toch is geen enkele portier perfect. Oplichters passen hun mails voortdurend aan, dus af en toe glipt er iets door. Omgekeerd houdt een streng filter soms ook een goede mail tegen. Daarom werkt de beste bescherming in twee lagen: een goed filter op de server, en jij die de laatste twijfelgevallen herkent.
Zo herken je spam en virussen die toch doorkomen
Deze signalen wijzen bijna altijd op een valse mail:
- Haast of dreiging. “Je account wordt vandaag geblokkeerd” of “laatste herinnering voor inning”. Echte bedrijven zetten je zelden zo onder druk.
- Een afzender die net niet klopt. Het adres lijkt op dat van je bank of leverancier, maar er staat een letter anders of een vreemde extensie achter.
- Een link die ergens anders heen gaat. Hou je muis boven de link zonder te klikken. Klopt het adres dat verschijnt niet met de organisatie, klik dan niet.
- Een bijlage die je niet verwacht. Vooral zip-bestanden en documenten die vragen om “inhoud in te schakelen” zijn gevaarlijk.
- Een gewijzigd rekeningnummer. Bel bij elke melding van een nieuw rekeningnummer je leverancier op het nummer dat je al kent, nooit op het nummer uit de mail.
Hoe je stap voor stap nagaat of een mail echt is, lees je in ons artikel over de afzender van een mail controleren. Twijfel je? Stuur de mail door naar Safeonweb, het Belgische meldpunt voor verdachte berichten. Op hun site lees je hoe dat werkt en welke valse mails nu rondgaan.
Waarom goede mail soms bij de spam belandt
Spamfilters vertrouwen steeds meer op een soort echtheidsbewijs van de afzender. Bij je domeinnaam, je adres op internet, staan enkele instellingen die zeggen welke servers namens jou mogen mailen. Ontbreken die, of staan ze verkeerd na een verhuis, dan behandelen andere mailservers jouw mail als verdacht. Je klanten vinden je offerte dan bij hun spam. Diezelfde instellingen maken het ook moeilijker voor oplichters om mails te versturen die van jouw adres lijken te komen.
Het lijkt op het MX-record, dat bepaalt waar je mail binnenkomt. Deze instellingen bepalen of je verzonden mail vertrouwd wordt. Beide horen bij je domeinnaam, en beide gaan vaak mis bij een overstap. Meer over die instellingen lees je in ons artikel wat is DNS.
Wat je zelf kan doen tegen spam en virussen
- Markeer spam als spam. Verwijder een ongewenste mail niet gewoon, maar gebruik de knop Ongewenst of Spam. Zo leert het filter wat jij niet wil zien.
- Haal goede mail terug uit de spammap. Markeer ze als Geen spam, dan komen berichten van die afzender voortaan gewoon binnen.
- Gebruik een sterk en uniek wachtwoord. Zet waar het kan ook tweestapsverificatie aan, een extra code op je gsm bij het inloggen. Zelfs als iemand je wachtwoord vindt, komt hij er dan niet in.
- Hou je computer en gsm up-to-date. Updates dichten de gaten waar virussen door binnenkomen.
- Zet je mailadres niet zomaar online. Een contactformulier op je website trekt veel minder spam aan dan een adres dat leesbaar op je pagina staat.
Toch geklikt? Dit doe je meteen
Het overkomt ook voorzichtige mensen. Het belangrijkste is snel handelen:
- Heb je een wachtwoord ingevuld, verander het dan meteen, ook op andere plaatsen waar je hetzelfde wachtwoord gebruikt.
- Heb je bankgegevens ingevuld of een betaling gedaan, bel dan onmiddellijk je bank en laat je kaart of betaling blokkeren.
- Heb je een bijlage geopend, koppel je computer los van het internet en laat hem nakijken.
- Laat het ons weten. Wij kijken na of er iets aan je mailbox veranderd is, bijvoorbeeld een doorsturing naar een vreemd adres, en zetten dat recht.
Bescherming tegen spam en virussen die al inbegrepen is
Bij Alfahost krijg je via e-mailhosting een Exchange-mailbox tot 50 GB met ingebouwde bescherming tegen spam en virussen. Exchange is de mailtechniek van Microsoft, dezelfde die grote bedrijven gebruiken. Het filter staat standaard aan, dus je hoeft zelf niets te installeren of in te stellen. Kies je voor Microsoft 365 Business Basic, dan krijg je dezelfde bescherming, samen met Teams, OneDrive en de online versies van Word en Excel.
Zit je mail nu nog bij een andere provider, dan zetten wij je bestaande mailbox mee over. Staat die mailbox op POP3, lees dan ook even het verschil tussen POP3 en IMAP, zodat je bij de overstap geen oude mails kwijtraakt.
Laat je mailinstellingen gratis nakijken
Belandt je mail bij klanten in de spam, krijgen mensen vreemde berichten van jouw adres, of zit je mailbox vol met rommel? Stuur ons je domeinnaam via het contactformulier of bel ons even. We kijken gratis na of je domein goed ingesteld is om mail te versturen en te ontvangen, en zeggen je eerlijk wat er beter kan. Zo komt je mail aan bij je klanten, en blijft de rommel buiten.
Veelgestelde vragen
Houdt een spamfilter alle spam en virussen tegen?
Nee, geen enkel filter is perfect. Het houdt het overgrote deel tegen, maar oplichters passen hun mails voortdurend aan. Daarom blijft het belangrijk dat je zelf de signalen herkent.
Waarom komt mijn mail bij klanten in de spam terecht?
Meestal ontbreken bij je domeinnaam de instellingen die bewijzen dat jij de echte afzender bent, of staan ze verkeerd na een verhuis. Wij kijken dat gratis voor je na.
Iemand verstuurt mails die van mijn adres lijken te komen. Ben ik gehackt?
Niet noodzakelijk. Oplichters kunnen een afzenderadres vervalsen zonder in je mailbox te zitten. Goede instellingen bij je domeinnaam maken dat veel moeilijker. Verander voor de zekerheid wel je wachtwoord en laat het ons weten.
Wat doe ik met een mail over een gewijzigd rekeningnummer?
Betaal niet en bel je leverancier op het nummer dat je al kent, niet op het nummer uit de mail. Valse facturen met een ander rekeningnummer zijn een van de vaakste vormen van fraude bij kleine bedrijven.
Is bescherming tegen spam en virussen inbegrepen bij Alfahost?
Ja. Onze Exchange-mailboxen via e-mailhosting en Microsoft 365 hebben ingebouwde bescherming tegen spam en virussen, zonder dat je zelf iets moet installeren.