Microsoft 365 en Google Workspace zijn de twee bekendste kantoorsuites voor bedrijven. Wie moet kiezen tussen Microsoft 365 en Google Workspace, kijkt vooral naar drie zaken. Welke functies heb je nodig, hoe vertrouwd voelt de werkomgeving aan en hoe goed werkt alles samen met de programma’s die je al gebruikt? Voor de meeste Belgische zelfstandigen, kmo’s en verenigingen blijkt Microsoft 365 de logische keuze. Dat komt vooral door de vertrouwde Word, Excel en Outlook en de sterke koppeling met Exchange voor e-mail. Toch is Google Workspace voor sommige bedrijven een prima alternatief, zeker als je al volledig in Gmail en Google Drive werkt.
Microsoft 365 en Google Workspace: twee sterke kantoorsuites
Beide pakketten bundelen e-mail, agenda, documenten en videobellen in één abonnement. Zo moet je niet met losse tools werken. Microsoft 365 bouwt verder op de klassieke Office-programma’s die de meeste mensen al kennen (zie Wikipedia voor meer achtergrond over de geschiedenis van het pakket). Google Workspace werkt volledig in de browser, met Gmail, Google Docs en Google Meet als kern. Daardoor voelt Google Workspace lichter aan. Microsoft 365 biedt dan weer meer mogelijkheden voor wie ook offline of met grotere, complexere documenten werkt.
Functies vergelijken: waar zit het verschil?
De twee suites lijken op elkaar, maar de details maken het verschil. Daarom zetten we de belangrijkste onderdelen even naast elkaar, van e-mail tot opslag.
E-mail en agenda
Microsoft 365 gebruikt Exchange Online voor e-mail, met een mailbox tot 50 GB en ingebouwde bescherming tegen spam en virussen. Google Workspace werkt met Gmail en Google Agenda, eveneens stabiel en betrouwbaar. Toch integreert Exchange bovendien vlot met Outlook op je computer, tablet en smartphone. Dat is handig als je al met Windows werkt. Meer weten over hoe wij e-mail regelen? Bekijk onze e-mailhosting en Exchange mailbox tot 50 GB.
Documenten en samenwerken
Met Microsoft 365 Business Standard krijg je ook de desktopversies van Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Publisher, Access en OneNote. Dat is handig als je vaak offline werkt, grote bestanden bewerkt of software gebruikt die enkel met de desktopversie van Excel samenwerkt. Google Workspace biedt Google Docs, Sheets en Slides. Die maken vooral online en in real time samenwerken sterk. Wie gewend is aan Word en Excel, moet bij Google Workspace wel opnieuw wennen aan een andere manier van werken en opmaken.
Opslag en bestanden
Beide pakketten bieden cloudopslag: Microsoft 365 werkt met OneDrive en SharePoint, Google Workspace met Google Drive. Bestanden delen en samen bewerken gaat bij allebei vlot, ook via smartphone of tablet. Toch merken we dat wie al met Windows en Office werkt, sneller vertrouwd is met OneDrive dan met een volledig nieuwe mappenstructuur in Google Drive.
Gebruiksgemak: vertrouwd of nieuw leren?
Gebruiksgemak is voor veel zelfstandigen en kmo’s de doorslaggevende factor. Microsoft 365 voelt vertrouwd aan voor iedereen die ooit met Word, Excel of Outlook werkte, want de opmaak en menu’s lijken sterk op de klassieke Office-versies. Google Workspace is dan weer eenvoudig voor wie al langer met Gmail en andere Google-diensten werkt. Daarom kiezen bedrijven die overstappen van een oudere Office-versie meestal voor Microsoft 365. Starters die nog nooit een kantoorpakket gebruikten, gaan vaker voor Google Workspace. Ook de opleiding van medewerkers speelt een rol: een team dat al jaren met Excel werkt, leert Microsoft 365 vaak sneller onder de knie dan een volledig nieuwe omgeving.
Waarom veel Belgische kmo’s voor Microsoft 365 kiezen
In de praktijk zien wij dat Microsoft 365 het vaakst gekozen wordt door Belgische zelfstandigen, kmo’s en verenigingen. Dat is niet toevallig, want veel boekhoudprogramma’s, facturatietools en sectorsoftware zijn gebouwd rond Excel-bestanden of Outlook-agenda’s. Ook klanten en leveranciers werken vaak met Word en Excel. Daardoor verloopt het uitwisselen van documenten zonder opmaakproblemen. Bovendien biedt Microsoft 365 met Exchange Online een professionele mailbox tot 50 GB, mét ingebouwde bescherming tegen spam en virussen. Dat geeft veel ondernemers net dat beetje extra vertrouwen.
Microsoft 365 Business Basic of Business Standard: wat past bij jouw zaak?
Bij Alfahost bieden we twee varianten van Microsoft 365 aan. Microsoft 365 Business Basic geeft je een Exchange Online-mailbox, OneDrive, de onlineversies van Word, Excel en PowerPoint, Teams en SharePoint. Dat is voldoende voor wie vooral online werkt en zelden offline documenten nodig heeft. Wie ook de desktopversies wil, met alle functies van Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Publisher, Access en OneNote, kiest voor Microsoft 365 Business Standard. Beide pakketten regel je zonder creditcard: MDLSYS BV factureert gewoon, net als bij onze andere Alfahost-diensten.
Zelf kiezen of laten adviseren
Uiteindelijk bepaalt jouw manier van werken welk pakket het beste past. Werk je vooral online en wil je snel starten, dan is Google Workspace een lichte en eenvoudige oplossing. Werk je liever met de vertrouwde Office-programma’s, ook offline, en wil je een professionele mailbox met Exchange? Dan is Microsoft 365 meestal de logischere keuze voor jouw zaak. Twijfel je nog tussen Microsoft 365 en Google Workspace? Neem gerust contact met ons op via het contactformulier, dan denken we samen met jou na over de beste oplossing.
Veelgestelde vragen
Wat is het grootste verschil tussen Microsoft 365 en Google Workspace?
Microsoft 365 draait rond de vertrouwde Office-programma’s en Exchange-mail, terwijl Google Workspace volledig in de browser werkt met Gmail en Google Docs.
Kan ik met Microsoft 365 ook offline werken?
Ja, met Microsoft 365 Business Standard krijg je de desktopversies van Word, Excel en andere programma’s, zodat je ook zonder internetverbinding kan werken.
Is Google Workspace goedkoper dan Microsoft 365?
Dat hangt af van het pakket en het aantal gebruikers. Wij bespreken hier vooral de functies; voor de exacte voorwaarden van Microsoft 365 verwijzen we naar onze pakketpagina’s.
Welk Microsoft 365-pakket past bij een kleine zelfstandige?
Wie vooral online werkt, kan starten met Microsoft 365 Business Basic. Wie ook de desktopprogramma’s nodig heeft, kiest voor Business Standard.