Je krijgt een melding dat je mailbox bijna vol is. Of erger: een klant laat weten dat zijn mail terugkwam met een foutmelding. Hoeveel opslagruimte je mailbox nodig heeft, lijkt een technische vraag, maar een volle mailbox kost je gewoon berichten van klanten. In dit artikel lees je hoeveel ruimte je echt nodig hebt, wat die ruimte opslorpt en hoe je ervoor zorgt dat je nooit meer tegen die grens botst.
Herken je een van deze situaties?
- Je moet voortdurend oude mails wissen. Elke paar maanden ben je een avond bezig met opruimen, anders loopt je mailbox vol.
- Afzenders krijgen hun mail terug. Je hoort van een klant dat zijn offerte-aanvraag werd teruggestuurd met de melding dat je mailbox vol zit.
- Je durft niets meer weg te gooien. Dat archief met klanten en leveranciers wil je houden, maar je mailbox laat het niet toe.
- Je deelt een mailbox met het hele bestuur of team. Iedereen bewaart erin en niemand ruimt op, dus de ruimte is sneller op dan je denkt.
Dan is je mailbox te klein voor de manier waarop je werkt.
Wat gebeurt er als de opslagruimte van je mailbox vol is?
Een mailbox heeft een vaste maximale grootte. Zolang je daaronder blijft, merk je niets. Zodra de grens bereikt is, weigert de mailserver nieuwe berichten. De afzender krijgt dan een melding dat de mail niet afgeleverd kon worden, en jij ziet helemaal niets. Een klant die een offerte vraagt, belt daarna misschien gewoon de concurrent. Daarom is een volle mailbox geen klein ongemak, maar gemiste omzet.
Hoeveel opslagruimte heeft je mailbox nodig?
Dat hangt vooral af van hoeveel bijlagen je ontvangt en hoe lang je alles bewaart. Een gewone mail zonder bijlage neemt bijna geen plaats in. Een pdf met een offerte weegt al meer, en foto’s of presentaties nemen snel het meeste ruimte in. Enkele richtlijnen:
- Particulier of vereniging met weinig bijlagen: enkele gigabyte volstaat meestal jarenlang.
- Zelfstandige of kmo die offertes, facturen en plannen mailt: reken op 10 GB of meer, zeker als je je archief wil houden.
- Team, bestuur of zaak die veel foto’s en presentaties deelt: neem ruim marge, want het verbruik groeit sneller dan je verwacht.
Twijfel je, kies dan liever te ruim dan te krap. Opruimen kost tijd, en een volle mailbox kost klanten.
Wat neemt de meeste ruimte in?
Niet de mails zelf, maar wat eraan hangt. Dit zijn de grootste verbruikers:
- Foto’s en video’s als bijlage, zeker als ze rechtstreeks van een gsm komen.
- Presentaties en plannen, bijvoorbeeld van een architect of drukker.
- Jarenlange archieven die je nooit opruimt.
- De map Verwijderde items, die vaak ongemerkt blijft vollopen.
- Een kopie van elke mail die je verstuurt, in de map Verzonden.
Ook je agenda en contacten tellen mee, maar die nemen meestal weinig plaats in.
Een ruime mailbox, zodat je niet meer hoeft te kiezen
Bij Alfahost krijg je via e-mailhosting een Exchange-mailbox tot 50 GB. Exchange is de mailtechniek van Microsoft: je mail, agenda en contacten staan op elk toestel gelijk. Met 50 GB kan bijna elke zelfstandige, kmo of vereniging jarenlang alles bewaren zonder op te ruimen. Er zit bovendien bescherming tegen spam en virussen in, dus je mailbox loopt ook niet vol met ongewenste berichten.
Wil je er ook Word, Excel, Teams en OneDrive bij, dan kies je voor Microsoft 365 Business Basic. Heb je de programma’s liever op je computer geïnstalleerd, bijvoorbeeld Outlook en Excel, dan past Microsoft 365 Business Standard beter. In beide gevallen krijg je dezelfde ruime mailbox en factureren wij, zonder creditcard.
Je mailbox is nu al vol: wat doe je?
Zit je vandaag al tegen de grens, dan kan je snel wat ruimte maken:
- Leeg de map Verwijderde items, want die telt gewoon mee.
- Sorteer je mails op grootte en bekijk de grootste eerst. Enkele oude mails met foto’s maken vaak meer vrij dan honderden gewone berichten.
- Sla grote bijlagen op in je documenten of in OneDrive en wis daarna de mail.
- Schrijf je uit voor nieuwsbrieven die je nooit leest.
Dat lost het probleem voor even op. Blijf je echter telkens opruimen, dan is een grotere mailbox de betere oplossing. Wij zetten je bestaande mail mee over, zodat je archief volledig blijft. Staat je mailbox nog op POP3, lees dan ook even het verschil tussen POP3 en IMAP: bij POP3 staat je mail vaak op je computer in plaats van in je mailbox. Wie meer wil weten over hoe e-mail in het algemeen werkt, vindt achtergrond op Wikipedia.
Laat ons meekijken naar je mailbox
Weet je niet hoe vol je mailbox is of hoeveel ruimte je nodig hebt? Neem contact op via het contactformulier of bel ons even. We kijken samen met je hoe je vandaag werkt en zeggen je eerlijk welke mailbox past. Zo krijg je nooit meer een melding dat je mailbox vol zit, en missen je klanten je nooit.
Veelgestelde vragen
Hoeveel opslagruimte heeft een mailbox nodig voor een zelfstandige?
Voor wie offertes, facturen en plannen mailt en alles wil bewaren, is 10 GB of meer een goed vertrekpunt. Een Exchange-mailbox tot 50 GB geeft je zoveel marge dat je niet meer hoeft op te ruimen.
Wat gebeurt er als mijn mailbox vol is?
Nieuwe mails worden geweigerd en de afzender krijgt een foutmelding. Jij ziet zelf niets, dus je merkt het vaak pas als een klant belt.
Telt de map Verwijderde items mee?
Ja. Mails die je wist, blijven in die map staan en tellen mee tot je ze definitief verwijdert. Die map regelmatig leegmaken is dus een snelle manier om ruimte te winnen.
Verlies ik mijn oude mails als ik overstap naar een grotere mailbox?
Nee. Wij zetten je bestaande mail mee over naar de nieuwe mailbox, zodat je archief volledig blijft.